ESTÁNDAR

Estándar pasó a significar un modelo, norma, regla o patrón a seguir, en referencia a esa bandera que guiaba a los ejércitos. Fijan pautas mínimas a lo que se deben ajustar las 

conductas o productos para ser eficaces, positivos, útiles o confiables.Para elaborar los modelos o estándares pueden considerarse experiencias pasadas que arrojen datos, y estos se llaman estándares estadísticos.Los estándares señalan claramente el comportamiento esperado y deseado en los empleados y son utilizados como guías para evaluar su funcionamiento y lograr el mejoramiento continuo de los servicios. Los estándares requieren ser establecidos con el fin de contar con una referencia que permita identificar oportunamente las variaciones presentadas en el desarrollo de los procesos y aplicar las medidas correctivas necesarias. 

COMENTARIO:
Estándar es "igualar algo" esto quiere decir que cualquier producto que este en el mercado tiene que tener las mismas características que todos.

CALIDAD 

La calidad es una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que la misma sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. Por tanto, debe definirse en el contexto que se esté considerando, por ejemplo, la calidad del servicio postal, del servicio dental, del producto, de vida, etc.

COMENTARIO:

Desde mi punto de vista calidad se refiere a que toda empresa busca la excelencia, para a si poder ganar mas clientes.

 

MEJORA CONTINUA

 La mejora continua, si se quiere, es una filosofía que intenta optimizar y aumentar la calidad de un producto, proceso o servicio. Es mayormente aplicada de forma directa en empresas de manufactura, debido en gran parte a la necesidad constante de minimizar costos de producción obteniendo la misma o mejor calidad del producto, porque como sabemos, los recursos económicos son limitados y en un mundo cada vez más competitivo a nivel de costos, es necesario para una empresa manufacturera tener algún sistema que le permita mejorar y optimizar continuamente.

COMENTARIO:

Desde mi punto de vista la mejora continua es aquella, que se le da a un producto, para que este sea vendido en el mercado, ya que el cliente busca calidad.
Esta es la creación de un cambio beneficioso.

 

SISTEMAS 

Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armonía o con un mismo propósito, y que puede ser ideal o real. Por su propia naturaleza, un sistema posee reglas o normas que regulan su funcionamiento y, como tal, puede ser entendido, aprendido y enseñado. Por consiguiente, si hablamos de sistemas, podemos referirnos a cuestiones tan distintas como el funcionamiento de una nave espacial o la lógica de una lengua.

Cualquier sistema es más o menos complejo, pero debe poseer una coherencia discreta acerca de sus propiedades y operación. En general, los elementos o módulos de un sistema y se relacionan entre sí. En ocasiones, existen subsiste mas dentro de un sistema. Este fenómeno es característico de los sistemas biológicos, en el cual variados niveles de subsiste mas (células) dan lugar a un sistema de mayor envergadura (un organismo vivo). La misma consideración cabe para la ecología, en la cual distintos sistemas de menor magnitud (un charco, el subsuelo) confluyen en sistemas organizados a gran escala, como un ecosistema completo.

Así, en una clasificación de sistemas se distinguirían aquellos conceptuales o ideales, que pueden ser por ejemplo la matemática, la lógica formal o la notación musical y los reales, como un ser vivo, la Tierra, o una lengua. Estos últimos, los sistemas reales, pueden ser abiertos, cerrados o aislados.

TIPOS DE SISTEMAS 

– Según la relación que establecen 

• Sistemas cerrados: se caracterizan por su hermetismo, que hace que no ocasionen ningún intercambio con el ambiente que se encuentra a su alrededor, por lo que no se ven afectados por el mismo.
• Sistemas abiertos: estos sí establecen intercambios con el medio ambiente que los rodea. Para lograr esto se valen de salidas y entradas por medio de las que intercambian, de manera constante, energía y materia con el medio ambiente.

– Según su constitución:

• Sistemas conceptuales: están constituidos por conceptos que son ajenos a la realidad y que resultan meramente abstractos.
• Sistemas físicos: los elementos que los componen, en cambio, son concretos y palpables, es decir que se los puede captar por medio del tacto.
  
  
  
  

– Según su origen:

• Sistemas artificiales: se caracterizan por ser producto de la creación humana, por lo que dependen de la presencia de otros para poder existir.
• Sistemas naturales: estos en cambio, no dependen de la mano de obra del hombre para originarse.

– Según su movimiento:

• Sistemas dinámicos: estos sistemas se caracterizan por presentar movimiento.
• Sistemas estáticos: como su nombre indica, carecen de movimiento alguno.

– Según la complejidad de los elementos que los conforman:

• Sistemas complejos: se caracterizan por estar compuestos por una serie de subsiste mas, lo que vuelve difícil la tarea de identificar los distintos elementos que los componen.
• Sistemas simples: a diferencia de los anteriores, éstos no cuentan con subsiste mas, lo que permite identificar fácilmente a los elementos constitutivos de los mismos.

– Según su naturaleza:

• Sistemas inertes: carece de vida alguna.
• Sistemas vivos: estos, en cambio, si poseen vida.

DESCRIPCIÓN DEL CONJUNTO DE NORMAS DE ISO 

ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Nacionalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoria.

ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de esta ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan.

VENTAJAS 

Su complementación aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las empresas, como pueden ser:

• Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación.
• Incrementar la satisfacción del cliente al asegurar la calidad de productos y servicios de manera consistente, dada la estandarizan de los procedimientos y actividades.
• Medir y monitoria el desempeño de los procesos.
• Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.
• Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, entre otros.
• Reducir las incidencias negativas de producción o prestación de servicios.
• Mantienen la calidad.

iso 9000:200 sistema de gestión de calidad

La norma ISO 9000, describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.

0.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD

Con el fin de conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede lograr el éxito implementando y manteniendo un sistema de gestión que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión.

Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño.

a) ENFOQUE AL CLIENTE: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esfozarse en exceder las expectativas de los clientes.

b) LIDERAZGO: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

c) PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL: El personal a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

d) ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

e) ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.

COMENTARIO: 

¿Qué ventajas puede esperar de su inversión en la ISO 9001 QMS? ¿Qué ocurre cuando una empresa cuenta con un sistema de gestión de calidad (SGC)? Según la información que suministran las empresas que ya cuentan con la certificación ISO 9001, el esfuerzo vale la pena.

FUNDAMENTOS DESDE EL ENFOQUE DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

ISO9001

ISO 9001 es una norma apoyada por un gran número de organizaciones, está respaldada por unos fundamentos para los Sistemas de Gestión de la Calidad que dan sentido al desarrollo e implantación del estándar en organizaciones de diferente tipología.

Los fundamentos de los Sistemas de Gestión de la Calidad están recogidos en la norma ISO 9000 y son los siguientes:

Base racional

La base racional es la lógica que sustenta la razón de ser del sistema de calidad, debido a:

• Es la herramienta que ayuda a las organizaciones a acrecentar la satisfacción del cliente.
• Los clientes requieren productos que contengan unas características que satisfagan sus necesidades.

• Tales necesidades se manifiestan en las especificaciones del producto y las conocemos como requisitos del cliente.
• Con estos requisitos, que pueden ser establecidos por los clientes o por la propia organización, el cliente determinará la aceptabilidad del producto.
• Las necesidades de los clientes y sus expectativas van cambiando con el tiempo, surgen presiones competitivas y avances técnicos que lo suscitan, por lo que las organizaciones deben mejorar continuamente para no perder su confianza.

Requisitos para los Sistemas de Gestión de la Calidad

ISO 9001:2008 contiene unos requisitos a aplicar en el Sistema de Gestión de la Calidad que son genéricos y aplicables a cualquier tipo de organización.

Política y objetivos de la calidad

Tanto la política como los objetivos de calidad constituyen un punto de referencia para dirigir la organización. Determinan qué resultados son los que desea una organización lograr y ayudan a definir y aplicar los recursos para llegar a ellos.

Los objetivos deben ser coherentes y consistentes con la política de calidad, y medibles para poder comprobar el grado de consecución de los mismos.

Estos objetivos se complementan con otros ya existentes en la organización, ya sean relativos a finanzas, rentabilidad, seguridad… El logro de los objetivos causará un impacto positivo en la calidad del producto, en la capacidad operativa de la organización, en el desempeño económico, y por tanto en el éxito de la organización}

Papel de la alta dirección

En el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, mediante el liderazgo y sus acciones, la alta gerencia propiciará un ambiente en el que los trabajadores estén totalmente involucrados y en el que el propio sistema pueda operar eficazmente.

La alta dirección se sirve de los principios de la calidad para desempeñar sus funciones, y entre ellas encontramos:

• Instaurar y mantener la política y objetivos de la calidad.
• Fomentar la concienciación, motivación y participación del personal.
• Comprobar que toda la organización orienta su trabajo en la satisfacción del cliente.
• Asegurar que el sistema es eficiente y eficaz.
• Revisar y evaluar el sistema.
• Tomar decisiones ligadas a acciones para la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.

Valor de la documentación

La documentación puede acarrear un incremento de burocracia, a la hora de documentar lo que se hace y hacer lo que se documentó. La documentación es necesaria porque permite la comunicación de los propósitos y la firmeza de las acciones.

Documentar no debería ser el objetivo en sí, sino debería ser una acción que aporte valor. Serán las organizaciones las que determinen la extensión de la documentación exigida y los medios por utilizar.

Evaluación de los Sistemas de la Calidad

Cuando se evalúa un Sistema de Gestión de la Calidad el responsable en cuestión debe conocer que hay cuatro preguntas básicas que deberían hacerse para cada uno de los procesos que van a ser evaluados:

• ¿Se ha identificado y definido acertadamente el proceso?
• ¿Se han fijado responsabilidades?
• ¿El personal es competente?
• ¿Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?

A la hora de evaluar un Sistema de Gestión de la Calidad se puede hacer desde diversas formas o métodos:

• Auditorias.
• Revisiones.
• Auto-evaluaciones.

Sea cual sea el método que se use en la evaluación, los resultados deben revisarse y, cuando sea requerido, determinar oportunidades de mejora.

Mejora continua

La mejora continua es una práctica llevada a cabo para incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes. Para ello existen una serie de acciones como estas:

• Analizar y evaluar la situación existente.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Buscar alternativas para la consecución de objetivos.
• Seleccionar alternativas.
• Implementar alternativas seleccionadas.
• Evaluar resultados.
• Formalizar los cambios.

Para conseguir una gestión organización eficaz, una parte importante es analizar y comprender los fundamentos que sustentan al Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001, y así poder definir cómo y dónde se cumplen sus requisitos, según las características de cada negocio.

Software para ISO 9001

La aplicación de los fundamentos del Sistema de Gestión de la Calidad y sus requisitos puede llevarse de una manera fácil y cómoda mediante el Software ISO de ISOTools. Este software reúne una serie de características como su fiabilidad, accesibilidad o flexibilidad que lo hacen la herramienta perfecta para automatizar un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001.

COMENTARIO:En el mundo empresarial, los Sistemas de Gestión de Calidad adquieren un papel muy importante.  La norma ISO 9000 contiene una serie de fundamentos en los que se basan los Sistemas de Gestión de Calidad. Estos fundamentos hacen posible que el estándar internacional ISO 9001 se implante y desarrolle con éxito en cualquier tipo de organización, independientemente del sector económico al que pertenezca.

APLICACIÓN DE TÉRMINOS EN LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD  

1. Introducción

La familia de las normas COVENIN-ISO 9000 incluye requisitos para los sistemas de calidad que se puedan utilizar para lograr la interpretación común, el desarrollo, la complementación y la aplicación de la gestión y el aseguramiento de la calidad; además exigen el desarrollo y la complementación de un sistema de la calidad documentado, que incluya la elaboración de manuales de la calidad.

La norma venezolana COVENIN – ISO 8402: 1995, Gestión de la Calidad y Aseguramientos de la Calidad. Vocabulario define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad.

2. Objeto

El objeto de esta norma es suministrar los lineamientos para la elaboración, la preparación y el control de manuales de la calidad ajustados a las necesidades específicas del usuario. estos manuales reflejarán los procedimientos documentados del sistema de la calidad requeridos por la familia de las normas COVENIN ISO 9000.

Referencias normativas

Como toda norma esta sujeta a revisión es recomendable analizar la convivencia de usar las ediciones más recientes de la norma citada a continuación:

Covenin-iso 8402:1995. Gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad. Vocabulario

Definiciones

Para los propósitos de esta norma se aplican las definiciones dadas en la norma venezolana covenin-iso 8402:1995

Documentación de sistema de la calidad

Esta norma describe una jerarquía típica de la documentación del sistema de la calidad en su anexo A. El orden de desarrollo de esta jerarquía en una organización individual depende de las circunstancias de esa organización, pero usualmente comienza con el desarrollo de la política y objetivos de la calidad de la organización.

Procedimientos documentados del sistema de la calidad:

Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

Manuales de la Calidad:

El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y gerencia el conjunto de actividades que afectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización. También deben ser agregados o reverenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.

Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:

Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.

Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.

Suministrar las bases documentales para las auditorias.

Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.

3. Proceso de elaboración de un manual de calidad

Responsable en cuanto a la Elaboración:

El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas.

Uso de Referencias:

Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manual de la calidad.

Exactitud y Adecuación:

El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.

Proceso de aprobación, emisión y control del manual de la calidad

Revisión y Aprobación Final:

Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización.

4. Esquema del contenido de un manual de la calidad

1. El título, el alcance y el campo de aplicación.
2. La tabla de Contenido.
3. Las paginas introductorias acerca de la organización y del manual
4. La política y los objetivos de la calidad.
5. Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y autoridades.
6. Descripción de los elementos del sistema de la calidad.
7. Definiciones, si es apropiado
8. Guía para el manual de la calidad, si es apropiado.
9. Apéndice, si es apropiado.

Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.

Que incluir en un manual de la calidad

Título, Alcance y Campo de Aplicación:

El título y el alcance del manual de la calidad deben definir la organización a la cual se aplica el manual. En esta sección también se deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad. También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la página del título.

Tabla de Contenido:

Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica.

Páginas Introductorias:

vas páginas introductoria+ de un manual de la calidad deben suministrar información general acerca de la organización y del manual de la calid_d.

La información acerca de la organización debe ser su nombre, siTio, ubicación y los Iedios de comunicación; también se puede adicionar información acerca de su línea de negocio y una breve descripción de sus antecedentes, su historia, su tamaño.

En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de edición, una  descripción de cómo se revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve descripción de los procedimientos documentados utilizados para identificar el estado y para controlar la distribución del manual y también debe incluir evidencia de aprobación por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual de calidad.

Política y Objetivos de la Calidad:

En esta sección del manual de calidad se debe formular la política y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se presenta el compromiso de la organización con respecto a la calidad.

¡Dicha sección taimen debe incluir como se logra que todos los empleados conozcan y entiendan la política de la calidad y como es implantada y mantenida en todos los niveles.

Descripción de la Organización, las Responsabilidades y las Autoridades:

Esta sección suministra una descripción de la estructura de la organización de alto nivel. También puede incluir un organigrama de la organización que indique la responsabilidad, la autoridad y la estructura de interrelaciones.

Igualmente sub-secciones dentro de esta sección deben suministrar detalles de las responsabilidades, las autoridades y la jerarquía de todas las funciones que dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la calidad.

Elementos del Sistema de Calidad:

En el resto del manual se deben describir todos los elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la calidad.

Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son únicos para cada organización no se puede definir un formato, un esquema, un contenido, ni un método de presentación únicos para la descripción de los elementos del sistema de la calidad.

Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización, suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la calidad.

5. Conclusión

La norma COVENIN-ISO 10013 es una guía que define en forma clara los pasos a seguir para la elaboración de manuales de la calidad relacionados con normas de sistemas de la calidad distintas de las de la familia COVENIN-ISO 9000.

Cualquier manual de calidad elaborado según la norma COVENIN-ISO 10013 debe identificar o referenciar los procedimientos y sistemas de la calidad documentados y cubrir brevemente todos los requisitos aplicables de la norma del sistema de la calidad seleccionada por la organización.

6. Bibliografia

COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la Elaboración de Manuales de la Calidad

CONTROL DE DOCUMENTOS 

El control de los documentos (apartado 4.2.3. de norma ISO 9001:2008) es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. Los distintos documentos del sistema (ver Documentos de Sistemas de Gestión. ISO 9001 e ISO 14001) definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. (Ver vídeo control de documentos en ISO 9001).

Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:

1. Aprobación de los documentos.

Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma. 

2. Revisión y actualización de los documentos

Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua). 

3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos

La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas. 

4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso

Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.

5. Mantener los documentos legibles e identificables

Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.

6. Control de documentos externos

La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema.

7. Control de la documentación obsoleta

Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN 

SISTEMAS ALFABÉTICO:

De una lengua o idioma es el conjunto ordenado de sus letras. Es también la agrupación, con un orden determinado, de las grafías utilizadas para representar el lenguaje que sirve de sistema de comunicación.

El término alfabeto procede de "alfabeta" las dos primeras letras griegas que originalmente, en hebreo y en fenicio, significaban "toro" y "casa", respectivamente; el alfabeto griego es una adaptación del alfabeto fenicio, que también dio lugar entre otros al hebreo.

SISTEMA NUMÉRICO:

Son conjuntos de dígitos usados para representar cantidades, así se tienen los sistemas de numeración decimal, binario, octal, hexadecimal, romano, etc. Los cuatro primeros se caracterizan por tener una base (número de dígitos diferentes: diez, dos, ocho, dieciséis respectivamente) mientras que el sistema romano no posee base y resulta más complicado su manejo tanto con números, así como en las operaciones básicas. 

SISTEMA GEOGRÁFICO:

Conjunto de procedimientos sobre una base de datos no gráfica o descriptiva de objetos del mundo real que tienen una representación gráfica y que son susceptibles de algún tipo de medición respecto a su tamaño y dimensión relativa a la superficie de la tierra. A parte de la especificación no gráfica el SIG cuenta también con una base de datos gráfica con información conferenciada o de tipo espacial y de alguna forma ligada a la base de datos descriptiva. La información es considerada geográfica si es mensurable y tiene localización.

SISTEMA CON ASUNTO O TEMA:

Es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

.- Por orden cronológico, alfabético y numérico

.- Por grupos de documentos

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.

SISTEMA DE DÍGITOS:

Una cifra o dígito es un signo o carácter que sirve para representar un número. En matemáticas y ciencia de la computación, un dígito numérico es un símbolo. usado en numerales (combinaciones de símbolos), para representar números (enteros o reales) en sistemas de numeración posicionares. Un dígito es cada una de las cifras que componen un número en un sistema determinado; en el sistema decimal son: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9. Así, 157 se compone de los dígitos 1, 5 y 7.

Por tradición, al menos desde la época del Antiguo Egipto, se utiliza el sistema decimal, debido al arcaico uso de los diez dedos para ayudarse a contar, aunque no hay ninguna razón especial para que un sistema de numeración deba utilizar la base diez

SISTEMA DECIMAL:

El sistema decimal es un sistema de numeración posiciona  en el que las cantidades se representan utilizando como  el número 10 , por lo que se compone de diez cifras diferentes: (0); uno (1); (2); (3);(4);  (5);  (6);  (7);  (8) y (9). Este conjunto de símbolos se denomina , y es de origen hindú.

Excepto en ciertas culturas, es el sistema de posición usado habitualmente en todo el mundo y en todas las áreas que requieren de un sistema de numeración. Sin embargo hay ciertas técnicas, como por ejemplo en la informática, donde se utilizan sistemas de numeración adaptados al método de trabajo como el binario o el hexadecimal.

SISTEMA ALFANUMÉRICO:

El sistema numérico en base 36 se llama sistema alfanumérico y utiliza para su representación los símbolos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z. Recibe este nombre dado que los símbolos que utiliza para su representación concuerdan con la definición comunicacional tradicional de carácter alfanumérico; hay que tener presente que los caracteres alfabéticos utilizados corresponden al alfabeto latino con la supresión de la letra Ñ.

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 

a) POR PRODUCTO:

La definición correcta de calidad es la adecuación al uso. Es decir, un producto será de calidad cuando cumpla correctamente con las funciones para las cuales se ha concebido. Indico esto porque es habitual caer confundir calidad con otros conceptos.
Por ejemplo, un reloj tendrá calidad no porque sea el más preciso y el que aguanta más profundidad al sumergirlo, sino porque realmente cumpla con las especificaciones que se supone debe de cumplir (es decir si por ejemplo el fabricante asegura que aguanta 10atm debe de aguantar 10atm y no menos; por el contrario un reloj que en especificaciones dice aguantar 50atm y sólo aguanta 45atm realmente tendrá un problema de calidad).

Resumiendo, para identificar la calidad debes primero de conocer cuales son los requisitos del producto (bien porque estén en una especificación o bien porque sabes lo que se espera de ese producto). Tendrá calidad cuando puedas asegurar el cumplimiento de esos requisitos.

b) POR SERVICIO:

1.- La calidad en el servicio difiere de la calidad en los productos en los siguientes aspectos:

Cuando hablamos de servicio no podemos intentar la verificación de su calidad a través de un departamento de aseguramiento de calidad, pues la mayoría de las veces el cliente sólo tiene oportunidad de evaluar el servicio hasta que ya se está desarrollando. Un plan de supervisor para mejorar la calidad en el servicio sólo ocasionaría más lentitud de respuesta con el cliente y no evitaría siquiera, una cuarta parte de los problemas que se suscitan.

En el caso del servicio no se pueden estandarizar las expectativas del cliente, debido a que cada cliente es distinto y sus necesidades de servicio también lo son aunque en apariencia todos requieren el mismo servicio. Es por esta supuesta subjetividad del servicio que hemos detectado que no se pueden dictar recetas o procedimientos inflexibles para mantener satisfechos a los clientes.

2.- La calidad en el servicio no es una estrategia aplicable únicamente en las empresas del sector servicios. Las empresas manufactureras y comerciales desarrollan una buena cantidad de actividades de servicio, como ventas(mediante representantes o en mostrador, centros telefónicos, etc.), distribución, cobranza, devoluciones o reclamaciones e incluso, asesoría técnica.

c) POR PROCESO:

Un proceso es un programa en ejecución. Los procesos son gestionados por el sistema operativo y están formados por: programas computacionales.

Esta definición varía ligeramente en el caso de sistemas operativos multihilo, donde un proceso consta de uno o más hilos, la memoria de trabajo (compartida por todos los hilos) y la información de planificación. Cada hilo consta de instrucciones y estado de ejecución.

Los procesos son creados y destruidos por el sistema operativo, así como también este se debe hacer cargo de la comunicación entre procesos, pero lo hace a petición de otros procesos. El mecanismo por el cual un proceso crea otro proceso se denomina bifurcación (fork). Los nuevos procesos pueden ser independientes y no compartir el espacio de memoria con el proceso que los ha creado o ser creados en el mismo espacio de memoria.

En los sistemas operativos multihilo es posible crear tanto hilos como procesos. La diferencia estriba en que un proceso solamente puede crear hilos para sí mismo y en que dichos hilos comparten toda la memoria reservada para el proceso.

d) POR AREA:

Se trata de una práctica o técnica utilizada en la gestión de organizaciones en la que un grupo voluntario de trabajadores, se reúne para buscar soluciones a problemas detectados en sus respectivas áreas de desempeño laboral, o para mejorar algún aspecto que caracteriza su puesto de trabajo.

Las conclusiones y resultados de estos grupos, son elevadas a las personas con responsabilidad y capacidad de decisión sobre su implantación, quienes las analizan y estudian, decidiendo su aprobación y dotándolas de recursos para llevarlas a cabo. Estos equipos de trabajo, originariamente llamados “Círculos de Control de Calidad” fueron introducidos en los años sesenta por Kaoru Ishikawa, quien fue uno de los primeros en utilizarlos, y desde entonces, han representado un elemento fundamental de participación de los trabajadores en las empresas que han implantado sistemas de mejora continua.
Esta filosofía de trabajo, implantada en sus orígenes en empresas de cultura oriental no ha sido tan extendida, ni efectiva en organizaciones de corte más occidental. No obstante, realizando las adaptaciones y las modificaciones oportunas a la realidad de cada empresa, esta práctica puede ofrecer mucho valor a la gestión de la mejora de cualquier tipo de organización. La situación ideal de esta buena práctica es la que permite su generación de forma espontánea y por iniciativa de los propios componentes de los equipos, aunque para llegar a esta situación, la organización debe seguir una metodología de implantación que se oriente a este fin.

e) POR DEPARTAMENTO:

Es en el departamento de producción donde se solicita y controla el material del que se va a trabajar, se determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los métodos, se piden las herramientas, se asignan tiempos, se programa, se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La instrucción en este campo revela como se realiza la producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta y cuanto tiempo toma hacerla.

El objetivo de un gerente de fabricación o producción es elaborar un producto de calidad oportunamente y a menor costo posible, con una inversión mínima de capital y con un máximo de satisfacción de sus empleados. El gerente de control de calidad centra sus objetivos a fin de que se cumplan las especificaciones de ingeniería y para que los clientes queden satisfechos con el nivel de calidad del producto y la confiabilidad del mismo durante su vida. El gerente de control de producción se encarga principalmente de establecer y mantener programas de producción, sin perder de vista las necesidades de los clientes y las condiciones económicas favorables que se obtienen con una programación adecuada. El gerente de métodos, estudio de tiempos y sistema de salarios se ocupa principalmente de combinar el costo mas bajo posible de la producción con la máxima satisfacción de los empleados. El gerente de mantenimiento se encarga de reducir al mínimo el tiempo muerto o improductivo de las instalaciones, debido a descomposturas y reparaciones no previstas.

Un sistema en sí puede ser definido como un conjunto de partes interrelaciones que existen para alcanzar un determinado objetivo. Donde cada parte del sistema puede ser un departamento un organismo o un subsistente. De esta manera una empresa puede ser vista como un sistema con sus departamentos como subsiste mas.

EVALUACIÓN  DE RESULTADOS Y PRESENTACIÓN DE DE INFORMES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

CÉDULAS:

• Se llama cédula al pedazo de papel escrito o preparado para escribir en él alguna cosa.
• Se distinguen los siguientes tipos de cédulas:
• Cédula ante diem. Papel firmado, seguramente por el secretario de alguna comunidad, por el que se cita a sus individuos para reunirse al día siguiente y en el que se expresa el asunto que se ha de tratar.
• Cédula bancaria. La cédula de banco con que el provisto por Roma en beneficios o preebendas de España y Portugal afianzaba en la Dataria el pago de la pensión que le imponían al proveerle en el beneficio o prebenda.
• Cédula de abono. La que se daba por los tribunales de hacienda cuando el rey perdonaba al pueblo algún débito a fin de que el recaudador admitiese en data de igual cantidad.
• Cédula de banco. La que circula por el valor que expresa pues debe pagarla a su presentación el banco propio o particular que la ha expedido.
• Cédula de cambio. Antiguamente, letra de cambio.
• Cédula de comunión o confesión. La que se da en las parroquias en tiempo del cumplimiento de la iglesia católica, para que conste.
• Cédula de diligencias. Despacho que se expedía por el Consejo de la Cámara dando comisión a un juez para hacer alguna averiguación.

REGISTRO: 

Del conocimiento de que un registro de Sistema de Gestión de la Calidad en funcionamiento crea la base para la toma de decisiones "basadas en el conocimiento", un optimo entendimiento entre las "partes interesadas" y sobre todo lograr un aumento del éxito de la empresa a través de la disminución de los costos por fallas (costos ocultos) y las pérdidas por roces; las empresas en pro del mejoramiento del desempeño de su organización deben dar comienzo a la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad fundamentándose en: El enfoque al cliente, el liderazgo, la participación del personal, el enfoque basado en los procesos, la gestión basada en sistemas, el mejoramiento continuo, la toma de decisiones basadas en hechos y la relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.

GRÁFICAS:

Una gráfica es una representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que guardan entre sí. También puede ser un conjunto de puntos, que se plasman en coordenadas cartesianas, y sirven para analizar el comportamiento de un proceso, o un conjunto de elementos o signos que permiten la interpretación de un fenómeno. La representación gráfica permite establecer valores que no han sido obtenidos experimentalmente, es decir, mediante la interpretación (lectura entre puntos) y la extra polación (valores fuera del intervalo experimental).

LISTAS:

Es una de las estructuras de datos fundamentales, y puede ser usada para implementar otras estructuras de datos. Consiste en una secuencia , en los que se guardan campos de datos arbitrarios y una o dos referencias (punteros) al nodo anterior o posterior. El principal beneficio de las listas enlazadas respecto a los arra y convencionales es que el orden de los elementos enlazados puede ser diferente al orden de almacenamiento en la memoria o el disco, permitiendo que el orden de recorrido de la lista sea diferente al de almacenamiento.

FLUJO GRAMA:

EL Flujo grama o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujo grama o Diagramas de Flujo, características, tipos, simbolizaría, diseño y elaboración.

Según Gómez Cejas, Guerrillero. Año 1.997; El Flujo grama o Fotograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Según Enchaveto Aliabierto. Año 1.993; El Flujo grama o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución. Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujo grama o Diagrama de Flujo, es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.